La salle de réunion fait partie des espaces de travail stratégique de l’entreprise. Elle est un lieu d’échanges, de débats et surtout, de prises de décisions ! Son aménagement et l’atmosphère qui en découle est donc très importants. Cette pièce doit être agréable, calme et stimulante pour ceux qui l’utilisent. Voici quelques clés pour réussir l’équipement de votre salle de réunion.
L’organisation et l’agencement de l’espace.
L’espace de votre salle de réunion, qu’il soit étroit ou spacieux, doit être étudié attentivement pour aménager la pièce de la meilleure des façons. Si vous disposez d’une grande salle, en fonction du nombre de personnes qui seront amenées à assister aux réunions, prévoyez une table suffisamment longue pour accueillir tout le monde.
N’oubliez pas de prévoir un peu d’espace pour une circulation confortable autour de cette table.Si vous disposez d’une petite salle, une table ronde peut suffire ou bien une table rectangulaire pliable.
Privilégiez le confort
Lors de la phase d’équipement de votre salle de réunion, ne lésinez pas sur le confort : il favorise la concentration et la productivité de votre équipe. Puisqu’une réunion de plusieurs heures peut devenir un calvaire lorsqu’on est mal assis, choisissez des fauteuils confortables avec différentes options de réglages et avec des accoudoirs par exemple.
Côté bien-être, vous pouvez mettre à disposition une fontaine à eau et une machine à café. Un petit plus appréciable pour éviter les baisses de concentration, fréquentes lors des réunions stratégiques !
Réfléchissez également à la température de votre pièce et au système de chauffage ou de ventilation. La pose d’une climatisation peut être nécessaire si la pièce est mal aérée ou si l’isolation est insuffisante. La température idéale d’une salle de réunion est d’environ 21 degrés. Une salle trop ou insuffisamment chauffée nuit à la qualité du travail et à la concentration. Concernant la sécurité de votre salle de réunion, veillez à être en conformité avec la règlementation.
Optimisez l’éclairage
L’éclairage préconisé pour une salle de réunion est de 500 lux environ. La luminosité de votre salle est cruciale pour favoriser de bonnes conditions de travail. L’idéal, comme pour les bureaux, est d’utiliser au maximum la lumière naturelle. En l’absence d’ouvertures suffisantes sur l’extérieur et pour les réunions tardives, la lumière artificielle restera indispensable.
Si votre espace de réunion est naturellement lumineux, vous pouvez opter pour des lampes de travail LED encastrées. Disposées et fixées à la table de travail, elles seront idéales pour une utilisation occasionnelle.
À l’inverse, des lampes, des plafonniers ou des spots sont des solutions idéales pour les pièces sombres. Vous pouvez installer ces derniers sur des rails, si nécessaire, pour une fonctionnalité optimale. Un interrupteur variateur de lumière peut être un “plus” dans le cas où vous utilisez un vidéoprojecteur : il permettra de diminuer la luminosité de la salle de réunion pour faciliter la lecture de vos présentations.
Enfin, pour éviter les contre-jours ou pour des réunions en toute confidentialité, équipez vos fenêtres de stores ou de rideaux.
Installez les outils nécessaires.
Lors de l’aménagement de votre espace de réunion, réfléchissez à vos besoins en matière de matériel électronique et d’accessoires. Si vous comptez organiser des présentations, équipez-vous d’un écran (et donc, prévoyez sa place). Celui-ci sera idéalement situé à l’une des extrémités de la table et à une distance idéale d’au moins 1,50 m de celle-ci.
Selon le nombre de personnes qui utiliseront la salle de réunion et selon l’agencement de la pièce, vous pourrez par ailleurs être amené à installer un système d’insonorisation. En réfléchissant à vos besoins, vous pourrez également être amenés à équiper votre salle de réunion d’un système de visioconférence, d’une imprimante, d’un scanner ou d’un téléphone. L’idéal est d’installer vos matériels à un endroit précis pour éviter de les déplacer pour chaque réunion et de perdre ainsi du temps.
Autre outils indispensables aux réunions brainstorming : le tableau blanc ou le chevalet de conférence. Un dernier conseil, pour une installation efficace de vos différents outils électroniques, veillez à qu’il y ait suffisamment de prises électriques !
Prévoyez des rangements.
Une salle de réunion doit être rangée. Des installations modulables pourront être glissées sous le bureau de réunion ou bien prévoyez des meubles de rangement.
Pour une salle de réunion où chaque espace compte, n’hésitez pas à choisir des armoires à portes coulissantes pour un confort d’ouverture optimal ou des étagères murales.
Favorisez une atmosphère saine et décorez sobrement votre espace
Votre salle de réunion doit être calme et favoriser la concentration. Invitez la nature en installant quelques plantes ! Bambou, orchidées… vous pouvez également opter pour des plantes qui purifient et dépolluent l’atmosphère. Pour ce qui est de la décoration, choisissez quelques cadres, de belles photos ou des stickers à fixer simplement aux murs. Le mot d’ordre est la sobriété, afin de favoriser une ambiance propice au travail.
Enfin, pour une ponctualité à toute épreuve, une horloge discrète et surtout silencieuse peut venir s’ajouter à un mur !
