Comment organiser ses papiers administratifs ?

Les courriers, les factures, les relevés bancaires… Peuvent facilement vous encombrer si vous ne les classer pas correctement. Et outre occuper de la place, si vous êtes bien organisé, vous n’aurez pas de difficulté à chercher un papier important lorsque vous en avez besoin.  

Utiliser une imprimante d’étiquettes pour mieux tracer ses documents

Aussi anodine soit elle, une imprimante etiquette pourrait être d’une aide considérable pour faciliter l’identification et la traçabilité de vos classeurs. Pouvant être portatif, à part vos dossiers, elle peut aussi servir dans la cuisine ou dans le garage pour faciliter le rangement de vos outils de bricolage. Egalement pas chère, une étiqueteuse trieuse PT-H100LB par exemple ne coûte pas plus de 20 euros. De plus, cet appareil pourrait vous ouvrir à divers choix sur le coloris de sa cassette à ruban.

 Structurer le classement de ces papiers administratifs

Mise à part l’étiquetage, il est très conseillé d’adopter une méthodologie de rangement. En fonction de vos besoins, vous pouvez trier vos papiers :

• Par ordre alphabétique

Pour mieux vous référer, c’est la méthode la plus simple. En effet, si vous avez besoin de rechercher le contrat de votre assurance habitation, vous pouvez retrouver ce papier en faisant des recherches dans la rubrique A. Il en va de même pour les autres types de document (bulletin des enfants, ordonnances médicale, fiche de paie…).

• Par ordre chronologique

Pour ne pas prendre du retard sur le paiement de vos impôts, facture d’électricité, connexion internet…Le classement par ordre chronologique serait également intéressant. Et pour faciliter la gestion de vos documents, vous pouvez très bien le combiner avec l’ordre alphabétique.

• Par ordre de priorité

Pour vos documents et papiers qui ont une importance capitale comme les pièces d’identité, les titres de propriété, les cartes crises de vos véhicules… il serait plus judicieux de les classer dans un dossier à part entière. Et dans la mesure du possible, vu leur sensibilité, mieux vaut qu’ils soient rangés dans un tiroir ou coffre qui dispose d’un verrou à clé.

Avoir un mobilier dédié pour ses documents administratifs

Au départ, vous pourriez vous dire qu’acheter un meuble spécialement dédié pour les papiers administratifs serait complètement inutile. Mais lorsque vos courriers s’amasseront, vous allez très vite constater son utilité. D’un simple bureau avec des compartiments de rangement à une armoire à dossier, le type de mobilier qui pourrait vous convenir dépendra de la taille de votre ménage.

Prévoir un emplacement pour les archives

Pour gagner des espaces avec vos classeurs, quand chaque papier administratif ne sert plus, il faut obligatoirement l’archiver. Et pour ceux qui ne sont plus vraiment utiles, vous n’avez tout simplement qu’à les jeter.

 Se convertir progressivement vers le classement numérique de ces documents

Si vous n’avez pas trop d’espace pour stocker des milliers de documents administratifs, il est intéressant d’adopter progressivement une politique zéro papier. Pour ce faire, tant que possible demandez toujours à avoir des dossiers en version numérique. Plus pratique, cela apporte également plus de sécurité en cas d’incendie ou dégâts des eaux.